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Die Einführung einer E-Akte in kommunalen Behörden geht einher mit einer aufwendigen Umstellung von papierbasierten Geschäftsprozessen hin zu elektronisch unterstützen Prozessen. Da in den meisten Fällen schon vor Einführung der E-Akte Dokumente mit Fachverfahren erstellt und archiviert wurden, müssen diese Fachverfahren nun in die Umstellung der Geschäftsprozesse mit eingebunden werden. Das erhöht die Komplexität des Einführungsprozesses und erfordert gut geplante Schnittstellen zwischen den Fachverfahren und dem DMS, in dem die E-Akten geführt werden.
In den deutschen Kommunen kommt eine Vielzahl von Fachverfahren zum Einsatz. Auch der Markt der DMS-Hersteller ist sehr heterogen. Da rein theoretisch alle Fachverfahren mit allen DMS-Herstellern kommunizieren müssen, wird eine Vielzahl an Schnittstellen benötigt. Sollte jede Schnittstelle einzeln entwickelt werden, müssten sich jeweils immer drei Parteien aufwendig untereinander absprechen: DMS- und Fachverfahrenshersteller sowie kommunale Behörde.
Der DATABUND führt DMS- und Fachverfahrenshersteller nun schon im Vorfeld zusammen. Die gemeinsame Entwicklung des DATABUND DokuFIS Standards reduziert im erheblichen Maße den Abstimmungsbedarf bei der Entwicklung von Schnittstellen.
CMIS ist ein von der OASIS entwickelter und (final) gepflegter Standard. Das heißt, die OASIS hat die CMIS Weiterentwicklung als abgeschlossen erklärt. Damit ist CMIS ein als fertig anzusehender Industriestandard. Dieser besteht zu einem großen Teil aus optionalen Funktionalitäten, die im CMIS definiert, aber nicht verpflichtend sind.
Dieser Teil der “freiwilligen” Funktionalitäten innerhalb des Standards ist der Fokus von DokuFIS. Der DATABUND hat es sich zur Aufgabe gemacht jene freiwilligen Funktionen zu identifizieren, die für eine erfolgreiche Fachverfahrensintegration im kommunalen Markt notwendig sind. Jene Funktionen werden anschließend nach Verifikation und Prüfung der Arbeitsgruppe für technische Zusammenarbeit im Bereich DMS-Anbindung als verpflichtend für die jeweiligen Ausbaustufen des DokuFIS festgeschrieben.
Neben diesen technischen Aspekten der Kommunikation zwischen Fachverfahren und DMS ist die Arbeitsgruppe darüber hinaus bestrebt einheitliche Datenstrukturen für wiederkehrende Anwendungsfälle zentral festzulegen. Auf diesen Festlegungen aufsetzend soll es möglich sein, Anbindungen mit einem definierten Funktions- und Datenumfang mit einem Minimum an Aufwand realisieren zu können. Dies bietet den Herstellern die Möglichkeit im Projektgeschäft den Fokus auf Anwenderfreundlichkeit zu legen und weniger Ressourcen in die Herstellung der Funktionalität zu investieren. Dieses Investment ist von den Herstellern bereits in Vorleistung erbracht. Für die Kunden zeigt sich der Vorteil klar in schnelleren Projekt-Durchlaufzeiten und klar definierten Standards auf denen man aufsetzen kann. Nicht jede Schnittstelle muss jedes Mal neu “erdacht” werden.
Der DokuFIS-Standard auf Basis von CMIS ist unter der DIN SPEC 32791:2023-07 veröffentlicht worden. Hier können Sie das Dokument herunterladen https://www.dinmedia.de/de/technische-regel/din-spec-32791/368224940.