Der DATABUND DMS-Standard

DokuFIS

Intro

Die Einführung einer E-Akte in kommunalen Behörden geht einher mit einer aufwendigen Umstellung von papierbasierten Geschäftsprozessen hin zu elektronisch unterstützen Prozessen. Da in den meisten Fällen schon vor Einführung der E-Akte Dokumente mit Fachverfahren erstellt und archiviert wurden, müssen diese Fachverfahren nun in die Umstellung der Geschäftsprozesse mit eingebunden werden. Das erhöht die Komplexität des Einführungsprozesses und erfordert gut geplante Schnittstellen zwischen den Fachverfahren und dem DMS, in dem die E-Akten geführt werden.

In den deutschen Kommunen kommt eine Vielzahl von Fachverfahren zum Einsatz. Auch der Markt der DMS-Hersteller ist sehr heterogen. Da rein theoretisch alle Fachverfahren mit allen DMS-Herstellern kommunizieren müssen, wird eine Vielzahl an Schnittstellen benötigt. Sollte jede Schnittstelle einzeln entwickelt werden, müssten sich jeweils immer drei Parteien aufwendig untereinander absprechen: DMS- und Fachverfahrenshersteller sowie kommunale Behörde.

Der DATABUND führt DMS- und Fachverfahrenshersteller nun schon im Vorfeld zusammen. Die gemeinsame Entwicklung des DATABUND DokuFIS Standards reduziert im erheblichen Maße den Abstimmungsbedarf bei der Entwicklung von Schnittstellen.

Basis des DokuFIS bildet CMIS

CMIS ist ein von der OASIS  entwickelter und (final) gepflegter Standard. Das heißt, die OASIS hat die CMIS Weiterentwicklung als abgeschlossen erklärt. Damit ist CMIS  ein als fertig anzusehender Industriestandard. Dieser besteht zu einem großen Teil aus optionalen Funktionalitäten, die im CMIS definiert, aber nicht verpflichtend sind.

Dieser Teil der “freiwilligen” Funktionalitäten innerhalb des Standards ist der Fokus von DokuFIS. Der DATABUND hat es sich zur Aufgabe gemacht jene freiwilligen Funktionen zu identifizieren, die für eine erfolgreiche Fachverfahrensintegration im kommunalen Markt notwendig sind. Jene Funktionen werden anschließend nach Verifikation und Prüfung der Arbeitsgruppe für technische Zusammenarbeit im Bereich DMS-Anbindung als verpflichtend für die jeweiligen Ausbaustufen des DokuFIS festgeschrieben.

Neben diesen technischen Aspekten der Kommunikation zwischen Fachverfahren und DMS ist die Arbeitsgruppe darüber hinaus bestrebt einheitliche Datenstrukturen für wiederkehrende Anwendungsfälle zentral festzulegen. Auf diesen Festlegungen aufsetzend soll es möglich sein, Anbindungen mit einem definierten Funktions- und Datenumfang mit einem Minimum an Aufwand realisieren zu können. Dies bietet den Herstellern die Möglichkeit im Projektgeschäft den Fokus auf Anwenderfreundlichkeit zu legen und weniger Ressourcen in die Herstellung der Funktionalität zu investieren. Dieses Investment ist von den Herstellern bereits in Vorleistung erbracht. Für die Kunden zeigt sich der Vorteil klar in schnelleren Projekt-Durchlaufzeiten und klar definierten Standards auf denen man aufsetzen kann. Nicht jede Schnittstelle muss jedes Mal neu “erdacht” werden.

DokuFIS gibt es nun als offizielle DIN-Spezifikation

Inzwischen haben wir DokuFIS etwas weiterentwickelt als DIN-Spezifikation erarbeitet und veröffentlicht. Sie finden die DIN SPEC 37291 beim Beuth-Verlag des DIN und die Spezifikation dort unter diesem Link kostenlos herunter laden.  DokuFIS soll nun weiter entwickelt und eine Verbreitung im Markt gefördert werden. Gerne können ausschreibende Stellen als Muss-Kriterium die Unterstützung einer Schnittstelle nach der DIN-SPEC 37291 bei jeglicher Softwarebeschaffung fordern. Letztlich müssen bei einer vollständigen Verwaltungsdigitalisierung alle Anwendungen ihre Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Management-System in der Kommunalverwaltung ablegen. Mit DokuFIS werden Verwaltungen unabhängiger von einzelnen Herstellern und fördern den Wettbewerb.

Detailinformationen

Wenn Sie Informationen zur Möglichkeit der Mitarbeit an der Weiterentwicklung von DokuFIS  und den DATABUND erhalten wollen, bitten wir Sie das folgende Formular auszufüllen. Wir melden uns dann bei Ihnen mit weiteren Informationen.