Menü
In den deutschen Kommunen kommt eine Vielzahl von Fachverfahren zum Einsatz, einige Kommunen sprechen von über 100 Verfahren. Fast jedes Fachverfahren benötigt zusätzlich ein DMS-Verfahren zur Ablage und Archivierung der behördenspezifischen Dokumente. Um jedes Fachverfahren an eines der vielen vorhandenen DMS-Verfahren anzubinden, sind eine Unmenge an Schnittstellen erforderlich. Die Notwendigkeit, eine standardisierte Schnittstelle zu entwickeln, ist offenkundig.
Die Arbeitsgruppe Dokumentenmanagement (kurz DMS/ ECM) wurde 2016 gegründet, um sich dieses Problems anzunehmen und einen gemeinsamen Standard zu entwickeln, der den Abstimmungsbedarf bei der Entwicklung von Schnittstellen reduziert und eine wirtschaftliche konstante Weiterentwicklung und Funktionsbereicherung für eine einheitliche E-Government-Basis ermöglicht.
Die Arbeitsgruppe hat nach einem Screening vorhandener Standards entschieden, dass es keiner vollständigen Eigenentwicklung bedarf, sondern dass auf dem vorhandenen internationalen Standard CMIS aufgesetzt werden kann.
Die Arbeitsgruppe entwickelt die Pflichtkriterien dieses Standards konsequent weiter, reichert den Standard um zusätzliche Verpflichtungen für Funktionen an und ist darüber hinaus bestrebt, Basis-Ablagestrukturen und Vorgaben für geeignete Formate für Fachverfahren bereitzustellen. Schon auf der CeBIT 2017 konnte die erste Version der Arbeitsergebnisse vorgestellt werden. Aktuell arbeitet die Arbeitsgruppe daran, den erweiterten Standard unter dem Namen DokuFIS zu konsolidieren und zu publizieren. Neben technischen Aspekten der Kommunikation zwischen Fachverfahren und DMS steht dabei vor allem die zentrale Festlegung einheitlicher Datenstrukturen für wiederkehrende Anwendungsfälle im Fokus.
Ende 2021 hat die AG DMS beschlossen, den DATABUND-Standard DokuFIS zusammen mit dem DIN auf die nächste Ebene zu heben und als DIN-SPEC herauszubringen. Diese Art der DIN-Spezifikation ist die Vorversion einer DIN-Norm und gibt dem Standard mehr Renommee und Bekanntheit. Da DokuFIS auf dem internationalen CMIS-Standard basiert, musste die verantwortliche Organisation OASIS ihre Zustimmung geben; im Nachgang erfolgen nun die entsprechenden Umsetzungen.